La función de la inspección de trabajo y seguridad social
A la hora de hacer frente una Inspección de trabajo, debemos tener en cuenta algunos aspectos que se nos pueden pasar por alto, los cuales, si no disponemos de una buena información, pueden llegar a ser notorios.
La Inspección de trabajo y Seguridad Social desarrolla una intervención pública, cuyo principal objetivo es la vigilancia y el cumplimiento de la ley en las obligaciones laborales evitando que se produzcan situaciones tales como el fraude de ley (no dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social), la prevención de riesgos laborales y no discriminación en el empleo, entre otros.
Por tanto y en definitiva es un sistema basado en evitar que se produzcan abusos o situaciones laborales irregulares.
La principal normativa se encuentra en la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social se extiende a las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, a las comunidades de bienes u otras entidades sin personalidad jurídica, en cuanto sujetos obligados o responsables que sean del cumplimiento de las normas del orden social.
¿Puedo negar la entrada al centro de trabajo a un funcionario público de la Inspección?
La respuesta es obvia, en ningún caso recomendamos negar la entrada a un Inspector de trabajo.
En primer lugar, ya se trate de un centro de trabajo o de un establecimiento sujeto a inspección, debemos de tener en cuenta que en el momento de la inspección el funcionario público puede realizar la entrada al establecimiento con preaviso, pero también puede darse el caso de que el inspector entre libremente, es decir, de oficio (sin avisar previamente). Por tanto el empresario no puede negar la entrada, aunque no haya sido avisado, ya que se trataría de un acto ilícito.
Debemos de saber que, en cualquier momento, se puede presentar un Inspector, siendo este el motivo principal por el que se recomienda tener siempre toda la documentación en orden.
En caso de que el domicilio particular coincida con el centro de trabajo, es preceptiva una autorización judicial para la entrada del Inspector, siendo que la falta de orden judicial impedirá la actuación inspectora por falta de consentimiento.
¿Cómo afrontar una inspección de trabajo?
Antes de que se produzca la actuación inspectora es conveniente estar preparados, tanto el control como el orden de los documentos pueden ayudar a que se produzca una inspección sin complicaciones. Siempre se va a recomendar tener a disposición los documentos solicitados, evitando demorar su entrega.
Otro de los aspectos fundamentales es facilitar la actuación del Inspector; mostrarse amable, participativo y colaborador ayudara a dejar las actuaciones en una mera visita.
Esto conlleva a tratar al Inspector como una autoridad pública, el cual, tiene el deber de presentar o mostrar su identificación una vez llegado al establecimiento de trabajo.
Debe tenerse en cuenta que, tras la debida identificación del Inspector, y una vez dentro del establecimiento, este no podrá examinar nada sin presencia del administrador o representante legal de la empresa. Si el Inspector incumpliese este punto, nos encontraríamos ante un procedimiento viciado de nulidad.
Una vez analizados y examinados los documentos por parte del Inspector en presencia del administrador o representante legal, procederá, con las valoraciones realizadas, a la emisión de un dictamen.
¿Qué documentos me va a requerir el inspector?
Los documentos que más se solicitan en una inspección de trabajo son, entre otros:
- Escritura de constitución de la sociedad
- Inscripción, afiliación, alta y baja de la seguridad social
- Declaración de impuesto de sociedades
- Justificantes correctos de pago a la seguridad social
- Nominas y contratos de los trabajadores del centro de trabajo
- Libros
- Contabilidad
- Calendario y horario laboral
- Plan de prevención de riesgos laborales
Otra de las actuaciones que puede llevar a cabo el Inspector, y que resultan habituales en las visitas al centro de trabajo, serian las siguientes:
- La declaración de un trabajador
- La clave de ordenadores
- Programas informáticos
- Adoptar las medidas cautelares que crea oportunas
¿Qué ocurre si no tengo la documentación solicitada por el Inspector?
Si se da el caso en el que el Inspector solicita un documento y no consta en el establecimiento de trabajo, dispondrá de un plazo (el que señale) para conseguir ese documento y subsanar el defecto u omisión.
Si, por el contrario, se niega a facilitar la documentación a la autoridad Pública, o de algún modo no se le está facilitando la inspección, podría llegar a iniciarse un procedimiento sancionador mediante la extensión de actas de infracción o de infracción por obstrucción a la autoridad pública.
Otra de las vías que puede llevar a cabo el Inspector, es optar por una sanción, en este caso y una vez recibida la notificación, dispondrá de un plazo de 15 días para formular alegaciones.
Conclusión
En conclusión y resaltando, a modo de resumen, algunos de los puntos más relevantes de lo que hemos mencionado anteriormente:
En primer lugar cabe recordar, que el motivo de una inspección no es otro que el de velar por el cumplimiento de la ley, evitando así que se produzcan irregularidades en el ámbito laboral.
En segundo lugar, se recomiendo la disposición y orden de la documentación en materia laboral y prevención de riesgos laborales, ya que no es necesario un preaviso para el inicio de actuaciones inspectoras, siendo que el control de los documentos agilizara las mismas.
En tercer lugar, debe tener amabilidad y mostrarse colaborativo en todo momento con el Inspector, sin obstruir ni dificultar la inspección realizada en el establecimiento.
Por otro lado, ante una posible falta de documentación, es importante recordar que tenemos un plazo para subsanar tal defecto y aportar la documentación requerida en el plazo indicado.
Por todo lo expuesto, es necesario tener formación en este asunto, por lo que cualquier duda que le pueda surgir a causa de una inspección, no dude en asesorarse por un grupo de profesionales.
Todos estos consejos proporcionarán seguridad y dará lugar a que la inspección sea un mero trámite.
Departamento de Derecho Laboral
09/09/2019
