En España el Registro Mercantil calcula que existen cerca de 1,5 millones de sociedades inactivas y, hasta ahora, no depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil no traía consigo consecuencias legales ni para la sociedad, ni para sus administradores o liquidadores.
Sin embargo, a partir de la entrada en vigor el 1 de febrero de 2021 del Reglamento de desarrollo de la Ley de Auditoría de Cuentas (Real Decreto 2/2021, de 12 de enero), las empresas que incumplan la obligación legal de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del plazo máximo de un mes desde su aprobación podrán derivar en consecuencias legales, tal y como establece la Ley de Sociedades de Capital (LSC) en aplicación del mencionado Reglamento.
¿Qué son las Cuentas Anuales?
Las cuentas anuales son informes que las empresas emplean para informar de su situación económica y financiera, así como para dejar indicados los cambios experimentados en un periodo determinado. Forman parte de las cuentas anuales el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (las obligadas a presentarlo) y la memoria.
Además, las empresas que no puedan formular el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto de forma abreviados tendrán la obligación acompañar estas cuentas anuales de un informe de gestión en el que se detalla la evolución del negocio y su situación financiera y también los riesgos, incertidumbres y oportunidades (art. 262 LSC).
Las sociedades que tienen obligación de presentar las cuentas anuales son las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades extranjeras con sucursal en España, las sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los fondos de pensiones y cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus Cuentas Anuales.
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Plazo de presentación de las cuentas anuales
Salvo que los estatutos de la sociedad establezcan otra fecha, el ejercicio social termina el 31 de diciembre de cada año (correspondiéndose con el año natural).
La LSC establece que, a partir de esta fecha, los administradores de la sociedad tendrán un plazo de tres meses para cumplir con la obligación de formular (elaborar) las cuentas anuales del ejercicio. Tras su formulación, se inicia un plazo de tres meses más durante los cuales existe obligación de convocar Junta General Ordinaria en la que se deberán aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior.
Finalmente, una vez celebrada la Junta General en la que se aprueban las cuentas anuales, estás se deberán presentar en el Registro Mercantil del domicilio social en el plazo de un mes.
El régimen sancionador e importe de las sanciones
El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero fortalece e intensifica el régimen sancionador que establece el art. 283 LSC.
A partir de ahora, se permite a los registradores mercantiles efectuar gestiones y propuestas de decisión sobre expedientes sancionadores relativos al incumplimiento del deber de depositar las cuentas anuales y se establece un plazo de seis meses desde la adopción del acuerdo de incoación para tramitar el procedimiento sancionador, sin perjuicio de la posibilidad de suspender el procedimiento o ampliar el plazo.
Una vez incoado el procedimiento, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) será quien sancione y la Agencia Tributaria (AEAT) será quien cobre las multas que se impongan a las empresas incumplidoras de la obligación. Asimismo, de acuerdo con el Plan de Control Tributario de la AEAT, Hacienda procederá retirar el NIF de la sociedad y, así, se procederá a su eliminación del Registro, lo cual implica la muerte civil de la sociedad. Igualmente, se cerrará provisionalmente la hoja registral.
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Cuantificación del importe de la cuota de sanción
En relación con la cuantificación del importe de la cuota de sanción se introducen unos nuevos criterios sobre activo y ventas, respetando los límites de lo establecido en la LSC:
- De ahora en adelante, la cuota de la sanción será del 0,05% del importe total de partidas del activo más el 0,05% de la cifra de ventas de la entidad que se hayan detallado en la última declaración presentada ante la Agencia Tributaria (se deberá aportar el original en la tramitación del procedimiento).
- Las sociedades que no aporten la mencionada declaración tributaria tendrán una cuota de sanción del 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
- En aquellos casos en los que si se aporta declaración tributaria pero los porcentajes mencionados son mayores al 2% del capital social, la cuota de la sanción deberá calcularse reducido en un 10%, respecto del 2% del capital social.
Además de los criterios que acabamos de mencionar, la sanción que se imponga a la sociedad deberá determinarse en atención a la dimensión de la sociedad. El art. 283 LSC fija unos límites en los que se enmarcan dichas sanciones van desde 1.200 € a 60.000 € en el caso de las PYMES y hasta 300.000 € anuales en el caso de sociedades cuyo Importe Neto de la Cifra de Negocios (INCN) sea superior a 6 millones de euros por sociedad o por grupo.
El plazo para sancionar prescribirá a los tres años y aquellas sociedades que hubieran depositado las cuentas anuales con anterioridad a la incoación del procedimiento sancionador tendrán impuesta la sanción en su grado mínimo y reducida en un 50%.
Conclusión
La Ley Concursal dispone que existirá concurso culpable si no se formulan las cuentas anuales, si no se someten a auditoría pese a estar obligados a ello o si no se depositan en el Registro Mercantil correspondiente en alguno de los tres últimos ejercicios previos a la declaración del concurso.
Así, cuando exista falta de diligencia en la presentación de las cuentas anuales por parte de un empresario cuya sociedad se encuentre en situación de insolvencia, esto puede llevar a que el empresario deba responder de las deudas de la sociedad pues supone que el administrador no ha venido actuando con la diligencia debida en un empresario y, en consecuencia, se habría producido un daño en la sociedad que, cuyo daño podrían reclamar a la sociedad tanto la propia sociedad como los socios o un tercero.
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Departamento de Derecho Mercantil
26/04/2021
