Clave “a” – Las reglas de cotización para trabajadores exclusivos de oficina y la inspección de trabajo
Cambio de criterio de la Inspección de Trabajo
En los últimos tiempos, las empresas están viendo como la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social está endureciendo sus controles sobre las cotizaciones por accidentes del trabajo y de enfermedad profesional en relación con los trabajos exclusivos de oficina.
Atendiendo al tipo de empresa y/o sector ante el que nos encontramos, este endurecimiento se está traduciendo en actas de infracción de enormes cuantías que puede suponer la diferencia entre concluir el año en pérdidas o en beneficio.
Concretamente, la labor inspectora, a raíz de la entrada en vigor de la Ley de Presupuestos Generales del Estado para el año 2016, de 29 de octubre de 2015, ha centrado sus recursos en revisar las cotizaciones por contingencias profesionales en relación con aquellos trabajadores que se encontraban encuadrados dentro de la clave ocupacional “a” del cuadro de primas.
Así pues, la Disposición final octava de la Ley 48/2015, con entrada en vigor el 1 de enero de 2016, modificaba la regulación de la clave “a”, de los trabajadores en exclusiva de oficina, pasando a determinar que se considerará «personal en trabajos exclusivos de oficina» a los trabajadores por cuenta ajena que, sin estar sometidos a los riesgos de la actividad económica de la empresa, desarrollen su ocupación exclusivamente en la realización de trabajos propios de oficina aun cuando los mismos se correspondan con la actividad de la empresa, y siempre que tales trabajos se desarrollen únicamente en los lugares destinados a oficinas de la empresa».
Tras haber otorgado un período de acoplamiento a las empresas a la nueva regulación, la Inspección de Trabajo se ha lanzado en los últimos meses con campañas por todo el territorio español a través de una aplicación mucho más restrictiva de este precepto, exigiendo que todos los trabajadores de una empresa se encuentren dados de alta en el CNAE correspondiente a su objeto social independientemente del trabajo que realicen, permitiendo la clave “a” en casos excepcionales y únicamente para aquellos puestos que se consideren totalmente exclusivos de oficina.
Así pues, hasta ahora la interpretación de esta clave se hacía extensiva a cualquier empleado que se encontrase en un puesto considerado de oficina, sin embargo, ahora ya exige la observancia de una absoluta exclusividad a dichas funciones.
Puesto de trabajo “exclusivo de oficina”
Es necesario observar la existencia de los siguientes requisitos para entender cuando nos encontramos ante un puesto de trabajo “exclusivo de oficina”:
- Los trabajadores no pueden estar sometidos en modo alguno a los riesgos que son inherentes a la propia actividad de la compañía, entendiéndose estos como cualquier acción, por mínima que sea, que pudiese acarrear tales riesgos.
- Desarrollar sus labores exclusivamente en trabajos propios de oficina, sin que quepa trabajar parcialmente para otro tipo de servicio excluido de los anteriores.
- El puesto de trabajo debe desarrollarse únicamente dentro de las oficinas de la empresa, no exigiendo salidas, por mínimas y esporádicas que sean, a cualquier otra parte de las instalaciones o fuera de la empresa.
- Las funciones propias de estos trabajadores tiene que diferir por completo de la actividad propia de la empresa.
A modo de ejemplo, quedaría excluido de la cotización del 1% un trabajador de RRHH de un establecimiento comercial que trabaja en oficina y tiene que bajar en alguna ocasión a la tienda a hablar con los empleados, o un asesor jurídico que esporádicamente tiene que trasladarse a las instalaciones del cliente o al juzgado.
Hasta ahora era habitual que una empresa encuadrada en un sector de riesgo, incluyese a todos sus trabajadores propios de gestión, técnicos o de administración (personal de oficina) en la clave “a” a fin de evitar tener que soportar un tipo de cotización elevado.
En estos momentos, la Inspección de Trabajo y la Tesorería General de la Seguridad Social estiman que no basta con que se trabaje en la oficina, sino que adicionalmente considera esencial que sus funciones difieran de las principales de la empresa.
De la nueva redacción del precepto que regula los trabajos bajo clave “a” se pueden sacar en conclusión varios aspectos jurídicos a la hora de enfrentarnos como empresa ante una Inspección de Trabajo.
- En primer lugar, debemos tener en cuenta que la norma entró en vigor el 1 de enero de 2016, y si bien es cierto que la Inspección tiene potestad para actuar más allá de dicha fecha, concretamente en relación con los últimos 4 años desde el punto de vista de la Seguridad Social, sería debatible el hecho de considerar que dicha regla tuviese efectos retroactivos, aunque la defensa de la propia Inspección sea que nos encontramos ante un mero cambio interpretativo.
- En segundo punto, el legislador ha hecho especial hincapié en dotar de cierta exclusividad a la hora de poder enclavar a un trabajador bajo la clave “a”, a través de expresiones tales como “exclusivamente” y “únicamente”. Sin embargo, por el contrario, ha dejado abierto a interpretación lo que se considera como “actividad de la empresa”. Así pues, la interpretación más común se centra en entender como “actividad de la empresa” aquellos servicios directamente relacionados con la calificación del IAE y el CNAE.
En este sentido, parece ser que a fin de evitar cualquier tipo de interpretación extensiva, el legislador está dando cabida únicamente a la posibilidad de inscribir a trabajadores bajo la clave “a” en aquellas empresas o servicios que exista una clara ruptura entre los trabajos propios de su actividad y otros de oficina, como podrían ser una empresa de servicios de reparto, donde existen repartidores en la calle y trabajadores de estructura, o una cadena de restaurantes donde están por un lado el personal de los locales y por otro los de la oficina central.
Por el contrario, parece muy difícil diferenciar dentro de una asesoría jurídica aquellos trabajadores cuyas labores serían únicamente de oficina respecto de los que no lo son, por lo que será esencial un estudio pormenorizado en cada caso.
Principales consecuencias de un incorrecto encuadramiento
En caso de que el riesgo de un incorrecto encuadramiento se materialice, las consecuencias para la empresa serían las siguientes:
- Acta de liquidación de cuotas de Seguridad Social no ingresadas en los últimos 4 años resultantes de la diferencia entre el tipo de cotización aplicado (1%, Clave “A”) y el que debería ser aplicado.
- Adicionalmente, sanción por infracción grave de Seguridad Social, la cual podría alcanzar desde el 50% al 100% de la cantidad adeudada.
A modo de ejemplo, en una empresa dedicada a la construcción civil, los ingenieros que se encuentre en oficina deberán cotizar a 6,70% del CNAE 42, en vez de al 1% de la clave “a”, lo que implica un gran impacto en la partida de costes de la empresa.
Siguiendo este mismo supuesto, si adoptamos un ejemplo común, tomando 10 trabajadores bajo la clave “a”, con un sueldo medio de 25.000 € anuales, cuando los mismos realmente debían haber estado encuadrados en su CNAE correspondiente, supondría una deuda de 65.550 € para la empresa y adicionalmente una sanción que podría ir hasta casi los 70.000 €, suponiendo un total de más 135.550 €, más el coste adicional a futuro, debiendo cotizar todos los años por un montante adicional de 14.250 €.
Actuaciones a realizar
A fin de evitar todos estos riesgos, con las importantes partidas de costes asociadas, será necesario analizar todos aquellos puestos de trabajo que tienen asignada la clave “a”, a fin de localizar aquellos que si bien se desarrollan en oficina, se trata de ocupaciones directamente relacionadas con el objeto social y actividad principal de la Compañía.
29/01/2018
